5 mýtů, proč nemáme rádi procesy

Když se řekne slovo procesy, mnoho lidí si představí složité diagramy, stohy popsaných papíru, vyplňování spousty tabulek a formulářů. Ale o tom procesy vůbec nemusí být, když je tvoříte zdravým rozumem a ve správné míře. Tak, aby lidem pomáhaly, ale nesvazovaly je.

1. Nemám čas se zdržovat s procesy
Vytvoření procesů vám sice nějaký čas zabere, ale v budoucnu vám jej výrazně ušetří. Tím, že víme přesně, co máme kdy a jak dělat, snížíme počet chyb i stres, který je následuje. Ušetříme finance, protože chyby jsou většinou drahé. Nastavení základních procesů je investice do budoucna, která se vám mnohonásobně vrátí. Zlaté pravidlo zní „Co musíte dvakrát zopakovat, to zapište.“

2. Procesy jsou rutina a to mě nebaví
Rutina může být nuda, ale ušetří energii mozku, kterou můžeme věnovat důležitým, třeba kreativním úkolům. Když jsou procesy nastavené přesně tak, aby lidem ponechávaly dostatečnou volnost a mohli si to dělat po svém v odděleních, kde je to zvlášť zapotřebí (např. marketing nebo IT), nuda to nebude. Naopak nám proces pohlídá, abychom nezapomněli na něco podstatného, mohli se soustředit na tvůrčí práci a výsledek byl přitom dostatečně kvalitní.

3. Procesy nebude nikdo dodržovat
I to se stává. Důležité je ale vědět, proč někdo nechce procesy a pravidla dodržovat. Většinou proto, ze nejsou dobře nastavené, neodpovídají realitě, jsou zbytečně podrobné, svazují a práci spíš přidělávají než šetří. Nebo si nikdo nedal práci s tím, aby svým lidem vysvětlil, k čemu jim konkrétní procesy a pravidla budou dobrá. Nedávají jim smysl a proto je nechtějí dodržovat. Znám ale i firmy, kde se vyloženě těší, až budou mít procesy nastavené, protože lidé jsou už vyčerpaní z chaosu, který bez nich ve firmě panuje. Procesy vnáší do práce potřebnou jistotu a přehled.

4. Procesy jsou zbytečná byrokracie
Pokud si představíte nabobtnalé procesy korporátů nebo státních úřadů, tak máte jistě pravdu. My se dnes ale bavíme o procesech, které mají být co nejpružnější, ponechat dostatečnou volnost, ale zároveň zajistit bezpečnost při práci a kvalitu výstupů zejména pro zákazníky. A to není o zbytečné byrokracii, ale smysluplnosti každého jednotlivého procesu, postupu práce nebo checklistu. Zpracování procesů navíc nemusí být jen šanon plný papírů, ale např. poutavá grafika nebo myšlenková mapa.

5. Je nás málo, zvládneme to i bez procesů
Dokud je ve firmě maximálně 5 lidí, kteří dělají všechno a všichni o všem ví, zdá se popisování procesů opravdu zbytečné. Nicméně je to ideální doba nastavit aspoň minimální pravidla a procesy jako základ, na kterém pak budete stavět dál. Jakmile se firma začne rozrůstat, už není v možnostech majitele ani ostatních, udržet si o všem přehled. A noví zaměstnanci potřebují pravidla a pracovní postupy jako mantinely, ve kterých se mohou bezpečně pohybovat. Jedině tak budou vědět, co je správné, nebudou se bát, že udělají chybu a nebudou se stále chodit na něco ptát. Když vám tento vlak ujede, hasíte jeden požár za druhým, místo abyste se věnovali strategickému řízení firmy a vedení lidí.

Téměř ve všech firmách, se kterými jsem měla a mám možnost spolupracovat, se nejvíce „zasekávají“ na nedostatečně nastavené komunikaci a špatně sdílených a uchovávaných informacích. Drobné úpravy jen v těchto dvou oblastech znamenají výrazný posun k efektivnější spolupráci týmu a spokojenějšímu zákazníkovi. A jak jste na tom u vás?

Naučte se dělat procesy jednoduše a smysluplně.

Autor a zdroj

Regina Kubcová

sevenin.cz